KẾ HOẠCH ĐÀO TẠO, DIỄN TẬP VÀ PHƯƠNG ÁN ỨNG PHÓ
CÁC TÌNH HUỐNG KHẨN CẤP TẠI NHÀ MÁY.
|
Người biên soạn |
Người kiểm tra |
Phê duyệt |
|
|
|
|
|
Sửa đổi lần |
Ngày sửa đổi |
Người sửa |
Người kiểm tra |
Phê duyệt |
Diễn giải |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
1.1 Đánh giá rủi ro mà Nhà máy F17 có thể đối mặt và chứng tỏ kế hoạch liên tục
kinh doanh trong trường hợp có thảm họa.
1.2 Mục tiêu;
Ø Ngăn ngừa các thiệt hại cho khách hàng do ảnh hưởng của thảm họa và đưa
ra các phương thức khắc phục sau thảm họa,
Ø Tiến hành phân tích, đánh giá rủi ro và huấn luyện nhân viên ứng phó với
thảm họa
Ø Truyền thông kế hoạch liên tục kinh doanh đến tất cả các bên có liên quan
|
|
2.0 PHẠM VI
2.1 Qui
trình này được áp dụng tại công ty cổ phần Nha Trang Seafoods-F17.
|
|
3.0 ĐÀO TẠO
4.1 Trách nhiệm của
tất cả các trưởng phòng phải đảm bảo rằng nhân viên của họ hợp tác nỗ lực tái
thiết dưới sự chỉ đạo của Đội khắc phục thảm họa
|
|
4.0 TRÁCH NHIỆM
4.1 Đội khắc phục thảm họa.
4.1.1 Sơ đồ tổ chức – Đội khắc phục thảm họa
4.1.2. Trách nhiệm của Đội khắc phục thảm họa gồm như
sau:
i) Phối hợp phản ứng ban đầu để bảo vệ mạng sống và giảm thiểu thấp nhất
các thiệt hại về tài sản.
ii) Thông báo cho toàn bộ nhân viên về thời gian dự kiến thực hiện hành động.
iii) Dựa trên báo cáo đánh giá, Đội khắc phục thảm họa sẽ quyết định kế
hoạch hành động để thông báo cho khách hàng thông qua các đội trưởng liên
quan
4.2 Đội IT
4.2.1 Phối hợp các hoạt động cần thiết để khôi phục hệ thống ở hiện trường
cũ, tạm thời, địa điểm mới.
4.2.2 Phê duyệt kế hoạch, đặt hàng và chi phí cho việc phục hồi hệ thống
4.2.3 Cung cấp thông tin và phối hợp cho toàn đội IT
4.3
Đội Sản
xuất.
4.3.1 Phối hợp các hoạt động cần thiết để khôi phục tất cả các thiết bị cần
thiết để vận hành sản xuất.
4.3.2 Liên hệ với các nhà thầu bên ngoài tiến hành kế hoạch dọn dẹp để đảm
bảo điều kiện an toàn và phù hợp vận hành.
4.3.3 Làm việc với cơ quan chính quyền và đội hỗ trợ chuyên nghiệp khác để
được giúp đỡ nếu cần.
4.4
Đội An
toàn
4.4.1 Phối hợp với các lực lượng bên ngoài để đảm bảo an toàn cho nhân viên và
tài sản công ty.
4.4.2 Cung cấp thông tin liên lạc
4.4.3 Đảm bảo việc thông báo đến tất cả các cơ quan ứng cứu phù hợp.
4.4.4 Tiến hành di tản nhân viên đến khu vực an toàn bên ngoài nhà máy.
4.4.5 Thực hiện các hoạt động tìm kiếm và cứu hộ kết hợp với chính quyền địa
phương, khi được thông báo an toàn từ viên ứng phó khẩn cấp bên ngoài
4.4.6 Thiết lập khu vực cấp cứu để điều trị vết thương.
4.4.7 An ninh nhà máy được xác nhận cho đến khi được xác định an toàn.
4.4.8 Cung cấp thiết bị cấp cứu cho nhân viên thực hiện công tác cấp cứu.
4.4.9 Cung cấp trang bị bảo vệ cá nhân cho nhân viên.
4.5
Đội An ninh
4.5.1 Hỗ trợ cảnh sát trong việc bảo vệ an toàn nhà máy
4.5.2 Liên hệ với dịch vụ bảo vệ bên ngoài để tăng cường lực lượng, lên kế hoạch
và giám sát viên nếu cần.
4.5.3 Đánh giá thiệt hại cho hệ thống an ninh.
4.5.4 Phối hợp công tác sửa chữa khi hệ thống được xây dựng lại.
4.5.5 Phục hồi băng ghi hình từ hệ thống CCTV.
4.6
Đội Bảo trì
4.6.1 Đánh giá thiệt hại đối với thiết bị, máy móc và dụng cụ.
4.6.2 Đánh giá tồn kho phụ tùng.
4.6.3 Xác nhận phương pháp tốt nhất để tận dụng thiết bị.
4.6.4 Xúc tiến sửa chữa những thiết bị hiện có nếu cần.
4.7 Đội Kho
4.7.1 Phối hợp với các
bộ phận chức năng để quản lý nguyên liệu bao gồm mua hàng, lên kế hoạch sản xuất,
kiểm soát hàng tồn kho và phân phối.
4.7.2 Phát triển các qui định và qui trình mới đối với
việc đáp ứng nhanh chóng cho những nguồn cần thiết.
4.7.3 Xác định ảnh hưởng của thảm họa đối với nguyên
vật liệu đang có, việc giao nhận nguyên liệu, năng lực nội bộ và nguồn nhân lực.
4.7.4 Định lượng và phân loại vật liệu hư hỏng để
làm việc với công ty bảo hiểm.
4.7.5 Nhận diện các giới hạn về vận tải, xuất nhập
kho và định lượng tác động lên việc vận tải.
4.7.6 Ưu tiên giao hàng theo yêu cầu khách hàng.
4.7.7 Thông tin đến từng khách hàng về kế hoạch giao
hàng và tác động đến việc giao hàng.
4.7.8 Phối hợp với các nhà cung cấp để đảm bảo thời
gian giao hàng phù hợp nhất.
4.8 Đội Kế
toán
4.8.1 Phối hợp các hoạt động cần thiết để đảm
bảo cập nhật các thông tin và công cụ tài chính ở vị trí tạm hay vị trí mới.
4.8.2
Thu xếp lương cho nhân sự làm việc suốt quá trình diễn ra thảm họa và tái thiết.
4.8.3
Thu xếp duyệt kinh phí.
4.8.4 Tập
trung các tài liệu tài chính để làm việc với công ty bảo hiểm.
4.8.5
Thu xếp thanh toán cho các nhà cung cấp hỗ trợ trong quá trình xảy ra thảm họa
và tái thiết
4.8.6 Đảm
bảo rằng các bản lưu của phần mềm kế toán có sẵn.
4.9 Đội nhân sự
4.9.1 Tiến hành thuê nhân sự thay thế nếu cần.
4.9.2
Cung cấp thông tin nội bộ để nhân sự được thông báo tình hình tái thiết công
ty.
4.9.3 Phối
hợp và cung cấp phương tiện đi lại cho nhân viên nếu cần.
4.10 Đội Kinh Doanh
4.10.1 Liên lạc với các công ty cùng ngành khác để yêu cầu hỗ trợ và khách hàng
để duy trì niềm tin của khách hàng nếu cần.
4.10.2 Cập nhật tồn kho để duy trì đầu ra sản phẩm.
Ghi chú:
Giám đốc điều hành là người liên hệ, sẽ
ra quyết định cho hành động kế tiếp.
|
|
|
Thảm họa |
|
Kết thúc |
|
Bắt
đầu |
|
-
Phát hiện thảm họa / trường hợp khẩn cấp -
Thông báo dịch vụ cấp cứu -
Thông báo với người chịu trách nhiệm |
|
Bước nhận diện thảm họa -
Ổn định tình hình hoặc tiến hành di tản -
Tuân theo qui trình xử lý khẩn cấp cho các
thiệt hại về điện/ HVAC và nguồn nước -
Báo cáo ngắn gọn cho Đội trưởng |
|
Bước đánh giá -
Tiến hành đánh giá thiệt hại (nếu cần) -
Xác định mức độ thiệt hại, |
|
Thảm
họa |
|
Bước kích hoạt kế hoạch -
Bắt đầu thông báo và triển khai công
tác với nhóm tái thiết sau thảm họa -
Thông báo cho các nhà cung cấp quan trọng -
Thông báo khu vực dự phòng dự định sử
dụng -
Thành lập trung tâmđiều hành tình trạng
khẩn cấp EOC |
|
Qui trình tái thiết -
Bắt đầu các hoạt động tái thiết -
Tiếp tục các qui trình quan trọng. |
|
Hủy
các hoạt động tái thiết |
|
No |
|
Không |
|
Có |
|
|
6.1 Thông báo khẩn.
6.1.1 Người phát hiện ra trường hợp
khẩn cần:
a) Xác minh vấn
đề.
b) Lập tức hô
hoán, nhấn chuông báo động, gọi điện thoại cho đội trưởng báo cáo tình hình.
c) Trung tâm kiểm soát an ninh sẽ lập tức liên hệ với các cơ quan chức
năng địa phương (như phòng cháy chữa cháy, cảnh sát, cấp cứu) theo số sau:
|
Cơ quan |
Số điện thoại |
|
PCCC |
114 |
|
Cảnh sát |
113 |
|
Cấp cứu |
115 |
6.2 Danh sách liên hệ.
Chi tiết liên
hệ sẽ được duy trì/ cập nhật bởi trưởng phòng và được lưu giữ tại bộ phận nhân
sự.
6.3 Rủi ro tự nhiên & Rủi ro kỹ thuật/ do con người gây ra.
6.3.1 Có vô số rủi ro tự nhiên là nguyên nhân tiềm ẩn gián đoạn việc kinh
doanh hằng ngày. Các tác động này có thể được giảm nhẹ nếu các phương pháp phù
hợp được áp dụng để giảm nhẹ hoặc ngăn ngừa.
Ø Lũ lụt
Ø Động đất
Ø Gió lốc
Ø Bão.
6.3.2 Các rủi ro kỹ thuật/ do con người gây ra buộc phải xem xét trong kế
hoạch kinh doanh bền vững. Những nguy cơ này có thể ảnh hưởng cả trực tiếp lẫn
gián tiếp đến kế hoạch kinh doanh hằng ngày. Những trường hợp sau phải đưa vào
xem xét.
Ø Cháy
Ø Các mối đe dọa về bom
Ø Mất điện
Ø Cúp nước
Ø Bất ổn dân sự
Ø Tội phạm, cướp có vũ trang
Ø Mạng IT gián đoạn
Ø Rò rỉ nguyên liệu nguy hại
Ø Bệnh dịch
Ø Hạ tầng hư hỏng
6.4 Đánh giá rủi ro
6.4.1 Trong việc xem xét giảm thiểu tác động, Đánh giá rủi ro chỉ ra cụ
thể trong qui trình này để làm giảm hơn nữa các tác động tiêu cực bởi thảm họa.
6.4.2 Đánh
giá rủi ro
|
Mức độ rủi ro |
Hành động |
|
1
Cao |
Yêu
cầu hành động ngay lập tức |
|
2
Trung bình |
Theo
dõi thường xuyên giám sát loại bỏ |
|
3
Thấp |
Đánh
giá lại khi có thay đổi |
|
4
Không xác định |
Không
có hành động yêu cầu |
|
Hình thức rủi ro |
Cấp độ rủi ro |
Hành
động |
|
Mất
điện |
3 |
|
|
Rớt
máy bay |
4 |
Nhà
máy cách khá xa khu vực sân bay quốc tế Cam Ranh. |
|
Gió,
Bão |
3 |
Khánh
Hòa được ghi nhận là khu vực ít xảy ra hiện tượng bão và lốc xoáy. Theo ghi
nhận cơn bão lớn nhất ở Khánh Hòa là cơn bão số 12 gió giật cấp 15 tên Damrey
diễn ra ngày 4/11/2017. Hành
động khi có thông báo gió bão: Giằng cố mái bằng dây thép kiên cố, chặt bớt
các tán cây, di chuyển sản phẩm hàng hóa đến vị trí kiên cố an toàn. Chuẩn bị
sự cố mất điện, mất nước an toàn. |
|
Nguy
cơ về bom |
4 |
Tình
hình chính trị Việt Nam hiện tại rất ổn định. Pháp luật Việt Nam rất nghiêm
khắc trong vấn đề này. Nghiêm cấm tuyệt đối hiện trạng kinh doanh mua bán chất
gây nổ. Tình trạng bất ổn dân sự và chiến tranh không có nguy cơ xảy ra. |
|
Cháy
|
3 |
Nguy cơ
cháy trong nhà máy được giảm thiểu triệt để với qui định cấm hút thuốc. Các
khu vực có nhiều nguy cơ khác là nhà bếp, lò hơi. Xung quanh khu vực nhà máy
và kho được trang bị: 1. Hệ thống chữa
cháy vách tường được trang bị khắp xưởng và hệ thống vòi chữa cháy được lắp đặt
theo yêu cầu của cơ quan phòng cháy địa phương. 2. Bình chữa
cháy CO2 và bình chữa cháy mini Firerescue được trang bị khu vực tủ điện để bảo
vệ các thiết bị điện và dung dịch hóa chất được trang bị khu vực bếp. 3. Nhân viên
được hướng dẫn các thao tác chữa cháy cơ bản định kì hằng năm. 4. Tuân thủ
các yêu cầu về phòng cháy của cơ quan địa phương và có giấy chứng nhận phòng
cháy chữa cháy. 5. Kiểm tra
hệ thống phòng cháy định kỳ và có lưu hồ sơ ghi nhận. |
|
Lũ
lụt |
3 |
Khu
vực không ghi nhận hiện tượng lũ lụt trong quá khứ |
|
Tội
phạm: cướp có vũ trang |
4 |
Hệ
thống giám sát Camera được bố trí bao quanh khu vực làm việc và các tòa nhà
được giám sát từ xa với màn hình tivi và trang bị chuông báo tại các cửa ra
vào. |
|
Nguồn
nước |
3 |
Bồn
nước dự trữ 200m3 kết hợp việc sử dụng nước ngầm có thể cung cấp đủ
nước trong trường hợp bị gián đoạn. Nguồn nước do Nhà máy F17 tự xử lý và cấp. |
|
Động
đất |
4 |
Khánh
Hòa không có ghi nhận động đất trong quá khứ. |
|
IT
|
3 |
Các bình
chữa cháy mini Firerescue và bình CO2 được trang bị gần khu vực tủ server. Tủ
server được đặt ở vị trí khô, thoáng và không dột nước. Dữ liệu được sao lưu tại
server hằng ngày. |
|
Bệnh
dịch lây lan |
3 |
Tuân thủ
nghiêm túc các hướng dẫn của cơ quan y tế chính phủ trong việc sàng lọc khách
và nhân viên tại cổng chính. Áp dụng phương pháp sàng lọc phù hợp cho từng loại
bệnh dịch. Mặc BHLĐ, rửa tay, khử trùng khi vào xưởng sản xuất. |
|
Rò
rỉ hóa chất |
2 |
Nhà
máy không sử dụng hóa chất bị giới hạn sử dụng hoặc cấm sử dụng. Khi
hóa chất bị rò rỉ, nguy cơ được kiểm soát như sau:
|
|
Hư
hỏng hạ tầng |
4 |
Khu
vực nhà xưởng được sửa chữa. |